Ufficio virtuale

Oggi si sente sempre più spesso parlare di numero telefonico virtuale, segreteria virtuale, segretaria online o virtual office, se vogliamo dirlo all’inglese. Ma cosa vogliono dire tutti questi termini? Che cos’è un ufficio virtuale?

Con il termine ufficio virtuale si intende un insieme di servizi che spaziano dall’assegnazione di un numero telefonico, di una linea fax centralizzata, di un indirizzo civico a cui far recapitare la propria corrispondenza ed, eventualmente, una domiciliazione legale.

A causa della crisi mondiale, questi servizi, esistenti in Italia da oltre 40 anni, ma utilizzati principalmente da stranieri di passaggio o che volevano sviluppare il loro business nel nostro paese, hanno iniziato a radicarsi anche nella mentalità italiana diventando un punto di riferimento per molte aziende e professionisti che hanno fatto dell’ufficio virtuale o della segretaria virtuale il loro biglietto da visita.

Ma quali sono i vantaggi di utilizzare un servizio di uffici virtuali?

Alcuni sono addirittura ovvii altri invece sono meno banali e di grande importanza. Pensiamo ad esempio ad un’azienda che voglia aprire una propria filiale in una città diversa dalla propria sede o a colui che desideri intraprendere un’attività imprenditoriale. Quanto costa oggi aprire un ufficio? Fare i conti è facile. Affitto ufficio, depositi a garanzia, spese di amministrazione, allacciamenti elettrici, telefonici, linee ADSL, wi-fi, condizionamento, arredamento ecc.

Non c’è bisogno di un esperto per comprendere che per l’affitto di un ufficio stiamo parlando di alcune decine di migliaia di euro, senza considerare i costi ed il tempo legati alla ricerca dell’immobile giusto e della giusta collocazione. In tutto questo però non abbiamo minimamente accennato ad una delle voci più rilevanti di spesa: il personale!!! Per quanto possa essere piccolo l’ufficio che si vuole allestire, a discapito però spesso dell’immagine, dovrà almeno avere una segretaria e/o centralinista per poter gestire telefonate in arrivo, agenda appuntamenti, corrispondenza, e-mail, fax in entrata ed uscita, ospiti in arrivo, contatti con fornitori, clienti, banche ecc.

Oppure pensiamo al libero professionista, quale potrebbe essere un agente di commercio, un consulente, un avvocato, un ingegnere ecc., per abbattere i costi potrebbe anche fare a meno di un proprio ufficio e di una segretaria ma cosa comporterebbe tutto ciò?

Oggi la tecnologia con il notebook, l’ipad, l’iphone ecc. ci viene in aiuto e possiamo trasferire le chiamate dal nostro ufficio virtuale al nostro numero di cellulare.

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